Come gestire le priorità: importante o urgente?
Nella creazione del tuo personale percorso produttivo, individuare e gestire le priorità è indispensabile.
All’interno dell’organizzazione del tuo tempo, stabilire che cosa è importante e cosa invece è urgente ti permette di essere consapevole di quello che devi fare e di come pianificarlo, evitando di sprecare tempo e risorse in attività marginali, senza perdere di vista gli obiettivi principali.
Ma qual è la differenza tra importante e urgente?
Dal dizionario Treccani, la definizione di IMPORTANTE è “di cosa, che per sé stessa o in rapporto a determinate circostanze, a determinati fini, è di gran conto o rilievo e deve essere tenuta nella dovuta e seria considerazione”, mentre URGENTE è cosa “che richiede pronta soluzione, o immediato interessamento, o che deve essere eseguita al più presto”.
Si capisce che l’importanza di una questione è un valore soggettivo che dipende dagli obiettivi che ti poni e dai risultati che desideri ottenere; al contrario, le attività urgenti sono oggettive e dipendono quasi sempre da fattori esterni (il cliente che ti dà una scadenza o il capo che ti chiede una cosa “per ieri”, per esempio).
Individuare e gestire le priorità
Per imparare a gestire le priorità ti propongo la tecnica della cosiddetta matrice di Eisenhower, già provata dai più esperti e ritenuta efficace per rendere il lavoro più produttivo.
Gestire le priorità con la matrice di Eisenhower
Dwight Eisenhower è stato generale delle forze americane durante la Seconda Guerra Mondiale e poi il presidente degli Stati Uniti d’America per due mandati dal 1953 al 1961.
Gli è stata attribuita la frase “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante” e si dice che abbia creato una matrice che serve a gestire le priorità ordinandole in base al loro grado di urgenza e/o importanza, separando quindi ciò che è urgente da ciò che è superfluo.
La matrice è composta da una tabella suddivisa in quattro quadranti, in ascisse la voce URGENTE e in ordinate la voce IMPORTANTE. Eccola:
Primo quadrante, IMPORTANTE E URGENTE
Contiene le azioni che vanno effettuate subito, senza compromessi. E’ il momento di maggiore stress e impegno, si rischiano errori.
L’ideale sarebbe finire in questo quadrante il meno possibile, organizzando le proprie mansioni negli altri tre.
Secondo quadrante, IMPORTANTE MA NON URGENTE
Rappresenta la situazione ideale: puoi seguire i tuoi ritmi senza ansie, puoi valutare alternative e liberare la tua creatività.
Ti puoi dare da fare per i tuoi progetti a medio e lungo termine, seguire corsi di formazione, implementare le tue strategie, andare in palestra, fare una visita medica di controllo, tutte azioni che ti danno una mano nella gestione di te stessa e del tuo tempo, e ti aiutano a migliorare la qualità della tua vita.
Attenzione, però: se rimandi queste attività potresti ritrovarle nel primo quadrante!
Terzo quadrante, URGENTE MA NON IMPORTANTE
Si chiama quadrante dell’inganno perchè comprende attività considerate spesso erroneamente importanti e dipendenti da fattori esterni (il capo, i clienti, ecc), quasi sempre delegabili e che non ti appartengono direttamente.
Queste attività sono urgenti perchè hanno una scadenza, ma non sono importanti perchè non ti portano vantaggi.
Cerca di evitare il più possibile di impiegare il tuo tempo in questo quadrante, altrimenti rischi di farti rubare risorse ed energie che potresti utilizzare per occuparti di ciò che ti riguarda e ti interessa davvero.
Per gestirle, impara a delegare (magari ad un’assistente virtuale), a chiedere una mano o ad impostare alcune automazioni utili.
Quarto quadrante, NON URGENTE E NON IMPORTANTE
Qui rientrano le attività superflue, quelle che ti fanno perdere tempo, come per esempio le notifiche social, le immagini dei gattini et similia.
Molto spesso si tratta di piccoli svaghi per procrastinare impegni grossi da portare avanti, che hai paura o non voglia di affrontare, ma che inevitabilmente finiranno per farti rimpiangere di aver sprecato inutilmente il tuo tempo.
Devi cercare di diminuire drasticamente queste attività e, se ci riesci, eliminarle del tutto : )
Gestione della matrice
Fai prima di tutto un elenco dettagliato dei tuoi impegni, ordinandoli in base alla priorità ed evidenziando le scadenze e le risorse a tua disposizione.
Cerca quindi di inserire le attività nei primi due quadranti, per pianificare in anticipo il tuo lavoro con la matrice di Eisenhower.
In questo modo potrai aumentare la tua produttività, ridurre lo stress, e avere più tempo libero a tua disposizione.
Crea la tua matrice
Scegli la versione preferita della tua matrice: puoi utilizzare il REGALO CHE TI STO FACENDO, oppure un foglio di Excel o un cartellone con post it, come desideri.
Inizia quindi ad allenarti scoprendo le attività che puoi ridurre ed eliminare, quelle da delegare o automatizzare, e quelle indispensabili da portare avanti.
Buon lavoro!